Fin Coach,

ได้เวลาปัดฝุ่น 8 ตัวช่วยจัดระเบียบการเงิน ยกเครื่องร้านค้าออนไลน์ให้โตฉลุย

ในช่วงที่โลกมีแต่ความไม่แน่นอนเช่นนี้ “การจัดระเบียบการเงินให้เข้าที่เข้าทาง” เป็นทางออกที่ดีที่จะช่วยเรียกเงินให้เข้ามาสม่ำเสมอ เพราะอย่างที่รู้กันดีว่าธุรกิจล้มเหลวนั้นส่วนใหญ่ไม่ใช่เพราะขาดเงิน หากแต่ขาดทักษะการจัดการทางการเงินที่ดี

 

การลุกขึ้นมาทำความสะอาดบ้านเพื่อให้น่าอยู่มากขึ้น ไม่ต่างอะไรกับคนทำธุรกิจอีคอมเมิร์ซที่ต้องการการปัด กวาดเรื่องการเงินเช่นกัน เพื่อให้การดำเนินกิจการเดินหน้าไปได้อย่างคล่องตัว อย่างที่รู้ๆ กันว่า ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องเจอกับความล้มเหลวนั้นไม่ใช่เพราะขาดเงิน แต่เกิดจากการมีทักษะการจัดการทางการเงินที่ไม่ดี ดังนั้น พ่อค้าแม่ค้าทั้งหลายจึงจำเป็นต้องใส่ใจและมีวิธีการจัดการทางการเงินอย่างจริงจัง โดยเฉพาะในช่วงที่โลกมีแต่ความไม่แน่นอนเช่นนี้ และนั่นทำให้ “การปัดฝุ่น จัดระเบียบสิ่งต่างๆ ให้เข้าที่เข้าทาง” เป็นทางออกที่ดีที่จะช่วยให้เรื่องของการเงินดูสะอาดเอี่ยมอ่องอยู่เสมอ

ดังนั้น ทุกครั้งที่ลงมือทำความสะอาดปัดฝุ่นการเงิน ควรตั้งเป้าไปที่ร้านจะสร้างกระแสเงินสดให้ไหลเข้ามาอย่างมั่นคงได้อย่างไร และควรจะสร้างกำไรให้เกิดจากสิ่งไหน และเพื่อทำให้สิ่งที่หวังไว้บรรลุผล มาดู 8 วิธี ที่เป็นเหมือนอุปกรณ์ทำความสะอาดเช็ดถูการเงินที่คนค้าขายต้องมีกัน

 

  1. มองภาพรวมทางการเงินทั้งหมดให้ออก

ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้ตรวจสอบสถานะทางการเงินของร้านก่อน ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดคือ การตรวจสอบงบการเงินเชิงลึก โดยเฉพาะงบดุลซึ่งประกอบด้วยรายการสินทรัพย์ (Assets), หนี้สิน (Liabilities) และส่วนของเจ้าของ (Equity)  หมายถึงมูลค่าของสินทรัพย์หลังหักหนี้สิน การรู้ถึงข้อมูลเหล่านี้ไม่เพียงแต่จะเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเจ้าของธุรกิจร้านค้าเท่านั้น แต่ยังสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก เช่น นักลงทุนและผู้ให้กู้อีกด้วย

 

  1. ลงทุนในเทคโนโลยีเพื่อจัดการด้านการเงินดูบ้าง

ทุกวันนี้มีตัวเลือกซอฟต์แวร์บัญชีอยู่มากมายที่ช่วยบริหารจัดการเรื่องการเงิน  เช่น QuickBooks โปรแกรมบัญชีออนไลน์บนคลาวด์ ที่จะช่วยลดจำนวนกระดาษที่ทางร้านต้องใช้ได้เป็นจำนวนมาก การใช้ตัวช่วยเหล่านี้ยังทำให้สามารถจัดการการทำบัญชีจากระยะไกลได้ เข้าถึง KPI Dashboard หรือการติดตามผลการดำเนินงานระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคลผ่านออนไลน์ รวมถึงรายงานทางการเงิน และข้อมูลอื่นๆ ผ่านแล็ปท็อปหรือแม้แต่สมาร์ทโฟนได้ ซึ่งหากเจ้าของร้านเรียนรู้ถึงการใช้โซลูชั่นการบัญชีให้ดี ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องจ้างนักบัญชีมืออาชีพราคาสูง ที่สำคัญ ควรใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีรุ่นล่าสุด เพื่อให้มีคุณสมบัติครอบคลุมการทำงานทั้งหมด และควรหมั่นฝึกฝนที่จะใช้งานตัวช่วยเหล่านั้นให้คล่องตัวด้วย

 

  1. การทำธุรกรรมแบบไม่มีกระดาษ

อีกหนึ่งเหตุผลใหญ่ที่ทำให้ร้านค้าทั้งหลายถูกฝังอยู่ใต้ภูเขาเอกสารก็คือ การทำธุรกรรมที่ใช้กระดาษ ดังนั้น เพื่อให้การเงินดูเป็นระเบียบ ประหยัดเวลา และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรทำให้เช็ค ใบเสร็จ และใบข้อเสนอต่างๆ เป็นแบบดิจิทัล วิธีนี้จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยและลดค่าใช้จ่ายต้นทุน กระดาษ ซองจดหมาย แสตมป์ ได้

ตอนนี้มีโซลูชั่นออนไลน์มากมายที่สามารถช่วยให้ชำระเงินได้ด้วยคลิกเดียว และตั้งค่าชำระเงินอัตโนมัติในอนาคตได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดต้นทุนและเวลาที่ใช้ในการทำใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน อีกทั้งช่วยควบคุมกระแสเงินสดได้ นอกจากนี้ เช็คเงินค่าจ้าง (Paychecks) และตารางการทำงานของพนักงาน (Timesheets) เจ้าของร้านควรทำให้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นกัน

 

  1. จ่ายเงินให้ตรงเวลา

อีกอย่างที่มองข้ามไม่ได้คือ การตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินของร้าน เพื่อสามารถชำระเงินแก่ผู้ให้กู้และคู่ค้าได้อย่างตรงเวลา เนื่องจากการชำระเงินที่ค้างเกินกำหนดสามารถลดความน่าเชื่อถือของร้านได้เป็นอย่างมาก อีกทั้งยังอาจปิดประตูแห่งโอกาสที่จะร่วมทำธุรกิจร่วมกันในอนาคตได้ ดังนั้น ควรทำการชำระเงินให้ตรงตามเวลาที่กำหนดไว้ ในกรณีที่ไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนได้ทันที ควรทำการวางแผนการชำระเงินให้เห็นภาพว่า สามารถจ่ายได้เท่าไรและใช้ระยะเวลาเท่าใด เพื่อช่วยให้สามารถจ่ายค่าธรรมเนียมเป็นงวดๆได้แทนที่จะต้องจ่ายทั้งหมดในทีเดียว

 

  1. หมั่นตรวจสอบใบแจ้งหนี้

ส่วนหนึ่งของการทำความสะอาดปัดกวาดเช็ดถูการเงินก็คือ การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรือเงินที่ร้านยังไม่ได้รับชำระนั่นเอง การตรวจสอบยอดคงค้างลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ร้านสามารถตามเก็บเงินที่ค้างชำระได้เท่านั้น ยังช่วยลดโอกาสที่ลูกค้าจะไม่ชำระเงินหรือเบี้ยวหนี้ในอนาคตได้อีกด้วย

 

 

  1. ตรวจสอบการตั้งราคาสินค้า

เมื่อลงมือคลีนนิ่งการเงินของร้าน อย่าลืมทบทวนราคาที่ได้ตั้งไว้สำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีอยู่ด้วย นั่นก็เพราะการกำหนดราคาที่สูงจนเกินไป อาจทำให้ร้านสูญเสียลูกค้าที่คาดหวังไว้ได้ ในขณะที่การตั้งราคาที่ต่ำเกินไปก็จะไม่ได้รับรายได้ที่ดี ดังนั้น ควรกำหนดราคาที่สามารถสร้างผลตอบแทนที่เหมาะสมกับการลงทุนในโปรดักต์นั้นๆ โดยอาศัยการทำการวิเคราะห์ตลาดอย่างครอบคลุม ดูว่าคู่แข่งตั้งราคาเท่าไรในสินค้าประเภทเดียวกัน รวมถึงดูภาพรวมของตลาดด้วย นอกจากนี้ หากมีการแก้ไขราคา ควรคำนึงถึงเรื่องของอัตรากำไร (Profit Margin) ของร้านด้วย สำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน ควรตรวจสอบดูว่า การตั้งราคาแบบนั้นเพียงพอที่จะครอบคลุมค่าต้นทุนและได้อะไรติดไม้ติดมือกลับมาบ้างหรือไม่ ลองคิดดูว่า ต้องขายสินค้าจำนวนเท่าไร และต้องมีราคาเท่าไร่ถึงจะสามารถทำกำไรได้ ซึ่งทางออกที่ดีอย่างหนึ่งคือ การทำแบบสำรวจกับลูกค้าโดยตรง เพื่อสอบถามราคาที่พวกเขายินดีจ่าย

 

  1. Plan B ต้องมี

เมื่อเรามุ่งหน้าไปสู่อนาคตก็ไม่มีอะไรที่แน่นอน ดังนั้น ไม่ว่าระบบการเงินของร้านจะดูดีแค่ไหน การมีแผนสำรองถือเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะในยุคนี้ที่ไม่ว่าอะไรก็สามารถจัดเก็บเป็นแบบดิจิทัลได้ ดังนั้น การกำหนดแผนสำรองที่ดีอย่างหนึ่งก็คือ การ Backup หรือสำรองข้อมูลที่ต้องใช้อยู่เป็นประจำลงในอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ หรือ แล็ปท็อป เป็นต้น

 

  1. ทบทวนสัญญาบริการ

รู้หรือไม่ว่า ข้อตกลงหรือสัญญาสำหรับบริการต่างๆ ที่ทางร้านได้ทำ มักเป็นสิ่งที่ถูกมองข้ามมากที่สุดซึ่งมีผลต่อทางด้านการเงิน สถานการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นกับคนทำอีคอมเมิร์ซอยู่บ่อยครั้ง โดยเฉพาะกับการชำระเงินอัตโนมัติให้กับทางซัพพลายเออร์ ผู้ขาย หรือผู้ให้กู้ เพราะเมื่อทำการจ่ายเงินตามกำหนดแล้วก็มักไม่ตรวจสอบหรือดูรายละเอียดเกี่ยวกับข้อตกลงหรือการเจรจานั้นๆ อีกครั้ง ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ที่สามารถเกิดขึ้นได้ในอนาคต ร้านค้าต่างๆ ต้องคอยตรวจสอบ มีความรอบคอบและดูรายละเอียดในสัญญาที่ทำไว้ ต้องรู้ว่าส่วนลดจะหมดอายุเมื่อไร และเงื่อนไขรวมถึงข้อกำหนดต่างๆ จะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรในอนาคตอันใกล้ เพื่อที่จะสามารถขยายระยะเวลาของส่วนลดและทำการเจรจาต่อรองให้ดีขึ้นได้

 

การทำความสะอาดทุกซอกทุกมุมทางด้านการเงิน เป็นตัวชี้ชะตาอนาคตของการทำอีคอมเมิร์ซว่าจะอยู่หรือไปก็ว่าได้ ดังนั้น อย่ามัวรีรอ ควรลุกขึ้นมาปัดฝุ่น กำจัดขยะ และจัดระเบียบการเงินสักครั้ง เพื่อให้การเดินบนเส้นทางค้าขายที่ดุเดือดนี้สดใสและมั่นคงมากยิ่งขึ้น

 

อ้างอิง: https://fullyaccountable.com/spring-cleaning-your-ecommerce-business-tips-tricks/

Recent

เปิดมิติใหม่ช้อปออนไลน์เพื่อคนไทย

ไปรษณีย์ไทยผนึกกำลังกับ บีอีซี-เทโร เปิดตัวอี-มาร์เก็ตเพลส ระดับชาติ thailandpostmart.com

ไปรษณีย์ไทย ชูบริการ “ส่งเช้าได้บ่าย ส่งบ่ายได้วันรุ่งขึ้น” ตอบโจทย์ยุค e-Commerce รุ่ง

บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด เพิ่มศักยภาพการขนส่งให้มีความสะดวกรวดเร็วยิ่งกว่าเดิม ด้วยบริการไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ในประเทศ “ส่งเช้าได้บ่าย ส่งบ่ายได้วันรุ่งขึ้น” พร้อมทั้งขยายเวลาการให้บริการเป็น “ไปรษณีย์ 24 ชั่วโมง 365 วัน”

ไปรษณีย์ไทยใจป๋าจัดแคมเปญใหญ่ส่งท้ายปี แจกส่วนลด 12.12 มูลค่ากว่า 12 ล้านบาท

มหกรรมส่วนลดแห่งปีของไปรษณีย์ไทยเริ่มแล้ว วันที่ 12 เดือน 12 ตลอด 24 ชั่วโมงเต็ม ลุ้นโชคสองต่อ ต้อนรับศักราชใหม่

Podcast

คุณชรวัตร อ้นสุวรรณ ผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาด้านการใช้ line

Podcast PostConnex EP:13 รวมกลยุทธ์ใช้ Line สร้างยอดขายให้ธุรกิจรุ่ง ทิ้งคู่แข่งให้ร่วง

คุณมนต์ขวัญ - กล่าวขวัญ รัตนติกุล และชนิกานต์ ทรงธีระปัญญา จากแบรนด์ Tres

Podcast PostConnex EP2: เทคนิคใช้ IG STORIES ขายของยังไงให้ลูกค้าติดจาก TRES

คุณมลฤดี ทีบุญมา เจ้าของเพจ Kokoro Pre-order Japan

Podcast PostConnex EP:22 PRE-ORDER สินค้าญี่ปุ่นยังไงเปลี่ยนทุนหลักร้อยเป็นหลักล้าน